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Uma mesma organização pode ter fluxos de trabalho específicos para setores e equipes diferentes, e algumas informações do fluxo podem ser restritas a uma única equipe.
Quando o fluxo se torna secreto, somente a equipe designada tem acesso ao fluxo, outros usuários com os perfis de consultor, colaborador, gestor e colaborador restrito, não terão mais acesso ao fluxo privado.
No fluxo que você quer alterar a privacidade, acesse as configurações do fluxo, clicando no ícone
no topo da página, ao lado do título do fluxo. Encontre o tópico Privacidade e selecione a opção
Secreto, com esta opção marcada apenas a equipe selecionada pode acessar o fluxo.
Clique em “Salvar e fechar” e o fluxo já estará restrito apenas à equipe do fluxo.
Se a privacidade do fluxo estiver definida como pública, todos os usuários da organização, exceto os que têm o perfil “Colaborador restrito” podem acessar o fluxo. Os usuários com este perfil somente verão o fluxo se forem incluídos como parte da equipe deste fluxo.
Quando a privacidade do fluxo está definida como Secreta, apenas a equipe do fluxo e os usuários com perfil proprietário ou administrador podem ter acesso.
Usuários com perfil proprietário e administrador da organização, podem acessar todos os fluxos de trabalho e cards secretos. Conheça todas as permissões de perfis aqui.
Nas configurações do fluxo, encontre a sessão “Equipe do fluxo” e clique em
para selecionar usuários para equipe do fluxo. Você pode adicionar quantos usuários quiser.
Adicione aqui os usuários que atuam diretamente nas atividades deste fluxo. No caso de um fluxo público, esta lista é meramente ilustrativa, mas no caso de um fluxo secreto, ela define quais são os usuários que podem ter acesso a este fluxo pelo menu lateral na tela de fluxos ou por meio de uma url direta.
Para aplicar as alterações você precisa clicar em “Salvar todas as alterações” ou “Salvar e fechar”.
Todos os cards criados num fluxo secreto, após o momento em que o fluxo passou a ser secreto, serão criados com a configuração de privacidade definida também como secreta.
Por padrão, somente o criador do card estará na equipe como líder, o que significa que outros membros, mesmo que fizerem parte da equipe do fluxo, não verão os cards criados. Em Configurações do fluxo é possível configurar para que a equipe do fluxo seja inserida como equipe do card sempre que novos cards forem criados nesse fluxo.
Nas configurações do fluxo, em “Equipe do fluxo” marque a opção Incluir equipe do fluxo como equipe dos cards quando novos cards forem criados. Lembre de salvar para que as configurações sejam aplicadas.
O card público pode ser vinculado a um fluxo secreto, desde que a pessoa que vai vincular o card esteja na equipe do fluxo secreto, ou seja, um usuário Administrador/Proprietário, caso contrário não será possível ver o fluxo e nem o localizar.
Um card público vinculado a um fluxo secreto, continua sendo público para a organização. Se preferir altere manualmente a privacidade do card ou utilize a automação Alterar privacidade do card.
Um fluxo secreto não é exibido no menu lateral para usuários que não fazem parte da equipe do fluxo. Não será possível encontrar estes fluxos para vincular manualmente um card a ele. Para aqueles usuários que pertencem à equipe de um fluxo secreto, no menu lateral o fluxo aparecerá com o ícone do cadeado conforme imagem abaixo:
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