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A forma de organizar todo o trabalho em andamento, definir processos, visualizar o status de cada projeto, deixar claro o passo a passo de uma atividade ou mesmo a forma de simplesmente organizar ideias em categorias diferentes e visuais.
Os fluxos de trabalho são uma estrutura de colunas em que os cards (projetos, chamados, ideias, clientes, atividades…) são organizados. Os fluxos podem ter funções e tipos diferentes, e são chamados em outras ferramentas de procedimento, processo, backlog, quadros, funil, workflow, gestão à vista, kanban board e vários outros nomes, aqui chamamos de fluxos pra simplificar o entendimento.
Você pode criar categorias de fluxos para cada setor da empresa, e dentro da categoria criar vários fluxos para cada processo de área ou processo de cada departamento. O objetivo é organizar o trabalho e facilitar a gestão.
Existem 5 tipos principais de fluxos na Ummense, e a diferença está na forma de utilizar, pois para criar e editar é exatamente igual.
1. Fluxo do tipo Procedimento (ou processo, ou workflow)
2. Kanban Board (ou Quadro Kanban)
3. Backlog / Organização de ideias
4. Triagem
5. Comunicação
Veja aqui os detalhes de cada um desses tipos:
Se para você, definir processos e fluxos ainda é algo que parece muito trabalhoso, comece por esse que é o fluxo básico. Só de organizar tudo o que está em andamento na sua empresa dessa forma, você já saberá quem está fazendo o quê, o que já foi feito e o que ainda há para fazer. Isso já te ajuda a ter o controle do que acontece na sua empresa e pode reduzir as interrupções e reuniões rotineiras.
Ao abrir a tela de fluxos, clique em Adicionar fluxo
então escolha a opção Adicionar fluxo modelo
Na tela de fluxos modelos você tem várias opções de fluxos prontos para utilizar, você pode explorar essa tela e escolher o que faz sentido para a sua empresa.
Um fluxo que é muito fácil de utilizar é o Fluxo Básico que pode ser utilizado por qualquer setor da sua empresa para começar. Escolha esse modelo e clique em “Instalar modelo”
1. A fazer (To do): Coloque aqui tudo o que você e seu time precisam fazer. Pode ser tudo o que está pendente em relação a negócios fechados que precisam ser executados, produtos que precisam ser produzidos, projetos que precisam ser iniciados ou o que você planejou para que seu time faça nessa semana.
2. Fazendo (Doing): Arraste pra cá os cards que você ou sua equipe estão fazendo. Este é o work in progress, o trabalho que está em andamento. Se o time mantiver esse fluxo atualizado, sempre que você quiser saber o que cada um está fazendo, é só olhar essa coluna.
3. Revisar (Check): Defina um responsável da coluna para fazer a revisão dos cards. Todos os cards que entrarem nessa coluna devem ser conferidos por essa pessoa.
4. Finalizados (Done): Arraste para cá os cards que já foram finalizados, e comemore o trabalho concluído!
Incremente um pouco mais de forma que fique ideal para sua equipe. Precisa passar por uma fase de planejamento antes? Insira uma coluna para isso. Você também pode criar um fluxo desse para cada equipe ou setor da sua empresa.
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