Como criar Fluxos na Ummense

Os fluxos são necessários para organizar os processos da sua empresa e você pode utilizá-los de várias maneiras. Você pode criar um fluxo do zero, branquinho, e a partir dele dar um nome e inserir as colunas que desejar, ou então, você pode utilizar um de nossos modelos de fluxos que já estão prontos para o uso, que podem ser editados e adaptados conforme o seu desejo.

Os perfis que podem criar e gerenciar fluxos na Ummense são os de gestor, administrador e proprietário. Os demais usuários podem acessar os fluxos e mover os cards entre as colunas, desde que tenham permissão de acesso ao fluxo, saiba mais em Privacidade do fluxo.

Para criar um novo fluxo acesse no menu lateral a página de fluxos da sua organização e clique em Adicionar.

Como criar um Fluxo em branco

1. Ao clicar em Adicionar, clique na opção Adicionar fluxo em branco. ‍
2. Escolha o nome do fluxo que será criado e sua categoria. Crie um nome que facilite o entendimento, utilizando o que será feito nesse fluxo, como o nome do departamento, o nome do serviço, o nome da equipe… Ex: “Emissão de Notas Fiscais”, “Prospecção de novos clientes” ou “Kanban – Desenvolvimento”, e clique em Adicionar.

     3. Em seguida insira o título da primeira coluna e clique em

ou aperte a tecla Enter.

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     4. Insira novas colunas no fluxo clicando em

que aparece sempre que passa o mouse sobre uma coluna.

Enquanto estiver no modo edição de uma coluna é possível inserir novas à direita e à esquerda clicando em uma das opções.

Cada coluna é uma etapa do seu processo e você poderá adicionar quantas desejar.

Como inserir modelos de fluxos prontos

Você pode utilizar as sugestões de templates, ou ainda criar um fluxo e salvar como modelo.

Para criar templates siga os próximos passos:

1. Ao clicar em Adicionar, clique na opção Adicionar fluxo modelo

2. A modal de modelos irá se abrir e você pode escolher entre os modelos de fluxos disponíveis ou criar um fluxo em branco.

3. Para escolher um fluxo para ser instalado, você pode navegar pelas categorias na parte superior, buscar na ferramenta de busca ou escolher entre os que estão na tela.

4. Ao clicar em um dos modelos disponíveis, você poderá ver na tela do modelo:

       - Descrição do fluxo

        - As automações que estão configuradas nesse fluxo (se houver);

        - O campo personalizado configurado para ser a métrica do fluxo (se houver);

        - As configurações do fluxo (se houver);

        - O vídeo que explica como utilizar o fluxo (se houver)

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5. Para ver as colunas do fluxo, na parte superior você pode clicar em:

11. Se é este fluxo que você quer instalar, ainda na parte superior, você pode clicar em:

12. Altere o nome do fluxo, se quiser, e escolha a categoria em que o fluxo deverá ser inserido.

Existem vários templates de fluxos disponíveis na área de modelos, para áreas como Comercial, Operacional, Financeiro, Recursos Humanos, Vendas, Faturamento e Cobrança, Mídias Sociais e muitos outros.

Limite de Colunas em Fluxos de Trabalho: Otimização e Alternativas

O limite máximo de colunas que um fluxo pode ter é de 30 colunas. Esse limite tem como objetivo assegurar uma experiência otimizada para todos os usuários, promovendo desempenho e eficiência em cada fluxo. Se este limite não é suficiente para o processo que está sendo implementado, recomendamos analisar o processo criado visando aperfeiçoá-lo.

Algumas ideias que podem auxiliar a otimização de fluxos grandes:

1. Avalie a Necessidade de Cada Coluna: Verifique se todas as colunas são necessárias. Etapas sequenciais realizadas pela mesma equipe podem ser unificadas, principalmente se forem etapas com um tempo curto de execução. Isso evita que a equipe pule etapas ou esqueça de mover o card.
2. Substitua Etapas por Automações: Talvez algumas etapas do processo possam facilmente ser substituídas por tarefas ou grupos de tarefas inseridas por automações em colunas. Para conhecer todos os detalhes sobre a criação e utilização de tarefas e grupos de tarefas por meio de automações, consulte nossos artigos: Inserir Tarefas e Como Criar, Editar e Utilizar Grupos de Tarefas.
3. Divida o Fluxo em Múltiplos Fluxos: Considere dividir o fluxo em dois ou mais fluxos. Nesse caso a dica é inserir uma automação ao final do primeiro fluxo para que o card seja inserido automaticamente no fluxo seguinte. Para implementar essa alternativa, configure a automação para vincular cards a outros fluxos de trabalho.
   

Para apoiar na revisão e na otimização dos seus processos na plataforma, nossa equipe de consultores especializados está à disposição para ajudar. Para obter mais detalhes sobre a consultoria da plataforma, basta enviar uma solicitação através do formulário Solicitação de Consultoria.