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As colunas do fluxo de trabalho podem ser etapas de um processo, locais, atividades, níveis de prioridade ou mesmo categorias, dependendo da forma como você estiver utilizando o fluxo.
Você pode configurar a coluna para ela cumprir funções específicas dentro do fluxo. Para acessar as configurações da coluna clique no ícone
que aparecerá ao passar o mouse próximo ao título da coluna.
Para alterar o nome da coluna, clique sobre o nome e altere o texto como quiser. O nome precisa deixar claro do que se trata a coluna, qual o setor ou o que deve ser feito ali.
Ao lado do nome da coluna, clicando no ícone.
Você pode inserir um responsável pela coluna.
O responsável é a pessoa que precisa agir quando um card entrar na coluna. Ele poderá ser notificado quando novos cards entrarem na coluna.
Como os cards podem ser secretos, e, nesse caso o responsável da coluna não teria acesso a eles, você pode escolher inserir o responsável da coluna automaticamente nos cards que entrarem ali. Você deve definir se o responsável será inserido na equipe apenas enquanto o card estiver na coluna, ou se ele deve continuar no card mesmo quando o card for retirado da coluna.
Abaixo do nome da coluna existem três abas da configuração. A primeira dela é a aba “Detalhes”, e nela podem ser inseridos a descrição e os anexos da coluna.
Escreva na descrição as informações de algo que deve ser feito, um passo a passo, uma instrução para a equipe, o procedimento que deve ser executado ali ou mesmo os critérios de aceite da coluna.
Clicando em
você poderá inserir um anexo à coluna. Um documento modelo, um procedimento, ou algo que seja necessário e útil para as equipes dos cards que estão naquela etapa específica do fluxo. Os arquivos podem ser escolhidos do U-drive ou pode ser feito o upload de um novo arquivo. Para conhecer mais sobre o U-drive e como subir arquivos, clique aqui.
A segunda aba das configurações é a de Automações. Aqui você pode configurar várias automações para serem executadas ações automáticas quando os cards estiverem na coluna. As principais até o momento são:
Vincular a um novo fluxo – Vincula o card a um outro fluxo além do que ele está atualmente.
Desvincular do fluxo atual – Desvincula o card do fluxo em que a automação está sendo executada
Atualizar posição no fluxo – Altera a coluna do card no fluxo atual ou em outro fluxo. É executada somente se o card está no fluxo que deve ser atualizado.
Criar card filho – Cria um novo card, vinculado com o card atual, com algumas características e informações do card pai
Alterar o status do card – Muda o status do card
Inserir tags – Insere uma ou mais tags escolhidas no card
Remover tags – Remove uma ou mais tags do card
Inserir tarefas– Insere tarefas no card, com descrição, responsável e prazos escolhidos.
Inserir grupo de tarefas – Insere um grupo de tarefas pré-configurado no card
Inserir ou preencher campo – Insere um campo personalizado no card e/ou preenche esse campo com um valor pré-determinado
Adicionar equipe no card – Adiciona usuários da organização como equipe do card, e envia uma notificação informando isso.
Publicar no feed do CONECTA– Dispara uma mensagem automática através do feed do CONECTA para os contatos do card (Clientes, colaboradores, parceiros).
Disparo de e-mails – Dispara uma mensagem automática por e-mail para os contatos do card (Clientes, colaboradores, parceiros).
Alterar a privacidade do card – Torna público ou torna secreto todos os cards que passarem pela coluna.
Sinalizar cards com marcos para hoje – Destaca os cards com uma cor específica quando neles houver um marco com data para hoje.
Sinalizar cards com marcos atrasados – Destaca os cards com uma cor específica quando neles houver um marco com data atrasada que não houver sido marcado como concluído.
Sinalizar tempo excedido na coluna – Destaca os cards com uma cor específica quando já estão na coluna há mais tempo do que foi determinado.
Sinalizar tempo sem interação – Destaca os cards com uma cor específica quando estiverem há mais tempo do que foi determinado sem que ninguém tenha uma ação.
Saiba mais sobre as automações e como configurar aqui
Configurações avançadas da coluna
A próxima aba das configurações da coluna é a aba de configurações avançadas. Nesta aba você pode configurar previsões, estimativas e limites para controle e monitoramento do fluxo.
O limite WIP (Work In Progress) é o limite de quantidade de trabalho em andamento, e no método Kanban sua função é restringir a quantidade de trabalho em diferentes etapas do fluxo de trabalho, auxiliando o time a focar somente no que deve mesmo ser feito.
Esse limite pode variar de acordo com o seu processo, tamanho da equipe e capacidade de entrega de cada pessoa do time. Com esse limite definido, a coluna não aceitará a entrada de novos cards, orientando o time a iniciar um novo trabalho somente após a conclusão de outro.
Cards que são inseridos na coluna através de uma automação ou de um formulário, serão aceitos na coluna mesmo que o limite definido seja ultrapassado e a coluna sinalizará esse número de cards excedentes.
O limite é aplicado sobre todos os cards que estão na coluna. Pode ser que algumas pessoas não vejam todos os cards que estão na coluna por questões de privacidade dos cards ou por preferência de exibição do fluxo. Evite manter cards com status Cancelado ou Concluídos em colunas com limite wip ativo para evitar que se tenha a impressão de que a coluna deveria aceitar mais cards.
O tempo de permanência ou prazo de entrega da etapa definido é uma estimativa que prevê o tempo que o card deve permanecer nesta etapa desde a data de entrada até a sua saída da coluna.
Por exemplo, uma coluna de elaboração de orçamentos pode ter um prazo de entrega de até 1 dia útil, considerando que o cliente precisa de um retorno rápido do time comercial.
Esta estimativa servirá de parâmetro para relatórios e projeções.
O campo de capacidade de entrega de uma coluna é uma estimativa do total de cards que devem ser entregues por coluna no período selecionado. Por exemplo, estima-se que a equipe comercial tem a capacidade de fazer o primeiro atendimento com 50 clientes por dia. Este é o número que irá ser configurado neste campo.
Ao longo do tempo poderá ser feita a comparação do previsto e realizado nas estatísticas do fluxo para otimizar o processo e os recursos disponibilizados nesta etapa.
No rodapé das configurações você tem um resumo da quantidade de cards que estão na coluna, organizados por status: Ativo, aguardando, concluídos e cancelado.
Para excluir uma coluna, você pode acessar o ícone abaixo, ao lado da quantidade de cards vinculados na coluna, no rodapé das configurações.
Se tiver cards vinculados à coluna, ela não poderá ser excluída. Se o indicador mostrar que existem cards que você nãoestá vendo na coluna, altere as opções de exibição de status nas configurações do fluxo para visualizar os cards cancelados ou concluídos e se for necessário, mova eles para uma outra coluna. Caso existam cards secretos que você não tenha acesso, precisará solicitar para um usuário com perfil administrador para mover os cards para outra coluna antes de excluir.
Pode ser que haja cards secretos que não está vendo e não tenha acesso. Neste caso, precisará solicitar para um usuário com perfil administrador para mover os cards para outra coluna antes de excluir.
O limite máximo de colunas que um fluxo pode ter é de 30 colunas. Esse limite tem como objetivo assegurar uma experiência otimizada para todos os usuários, promovendo desempenho e eficiência em cada fluxo. Se este limite não é suficiente para o processo que está sendo implementado, recomendamos analisar o processo criado visando aperfeiçoá-lo.
Algumas ideias que podem auxiliar a otimização de fluxos grandes:
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