Automação: Inserir grupo de tarefas

A automação de Inserir grupo de tarefas serve para inserir no card um grupo de várias tarefas já criado e agrupado para usuários específicos, com prazos e detalhes pré-definidos.

Inserir tarefas nos cards por automações auxilia na padronização das etapas do processo e facilita a organização do tempo dos envolvidos, que não precisam ficar monitorando o andamento do card no fluxo, pois receberão uma tarefa no momento em que precisam entrar em ação.

As tarefas inseridas por automação podem ter as mesmas configurações de uma tarefa criada manualmente, como responsável, prioridade, tags, prazo e descrição. Vale apena configurar com detalhes uma tarefa que será utilizada muitas vezes nos cards da sua organização.

Como configurar a automação de inserir grupo de tarefas

1. Acesse o fluxo no qual deseja configurar a automação

2. Clique no ícone de "robô", ao lado do título da coluna.

3. Clique no ícone

4. Selecione a automação "Inserir grupo de tarefas"

6. Selecione um ou mais grupos de tarefas da lista

7. Caso queira editar rapidamente as tarefas de um dos grupos, clique no título e abrirá a lista de tarefas para que você possa editar.

8. Se preferir criar um novo grupo de tarefas, clique em

9. Escolha o título do grupo e adicione as tarefas abaixo.

10. Selecione o prazo de cada tarefa clicando em

11. Você pode selecionar o prazo de “0” dias, caso queira que a tarefa seja criada com a data do dia em que a automação foi executada. Marque se deseja considerar apenas o período útil da organização na contabilização deste prazo. Em seguida clique em Salvar.

12. Selecione um responsável por cada tarefa, clicando em

13. Você pode selecionar um usuário da organização, ou escolher a opção

14. Neste caso a tarefa será atribuída ao usuário que for o líder do card no momento em que a automação for executada.

15. Nos 3 pontinhos, da linha de cada tarefa, você pode transformar a tarefa em um Marco ou Título, e ainda duplicar ou excluir a tarefa que você está criando.

16. Clicando no ícone:

Será aberta a modal da tarefa, na qual você pode editar mais detalhes, como descrição, tags, prioridade e recorrência.

17. Com os grupos de tarefas selecionados, na parte de baixo da modal, configure o agendamento da execução, ou mantenha a configuração em 1 minuto.

18. Escolha as condicionais, se quiser;

19. Clique em Salvar

O que fazer se a automação não está sendo executada?

1 – Verifique o status dos cards aos quais a automação não está sendo executada

Essa automação é executada apenas em cards com status ativo e concluído. Caso precise que o status do card seja alterado por automação para aguardando ou cancelado na mesma coluna, configure o tempo de execução para que a automação de alteração do status seja agendada para ocorrer após a automação de vincular card a um novo fluxo.