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Os formulários são uma ótima forma de padronizar os processos da sua empresa e mostrar profissionalismo para seus clientes. Com os formulários você recebe as informações diretamente no fluxo de trabalho da pessoa que precisa tomar uma ação e assim não corre o risco de perder informação ou de esquecer de dar um retorno para seu cliente.
Esta é a segunda etapa da criação de formulários. Na primeira etapa vimos como configurar as informações que ficarão visíveis para seu cliente, como os campos do formulário, título, descrição e o botão de envio das informações.
Nesta etapa veremos as configurações gerais e as preferências do formulário. Você irá escolher para onde as informações do formulário irão após preenchido, se cria ou não cria um card, quem é o responsável e vários outros itens.
Primeiro você pode colocar o nome do formulário para uso interno, para aparecer na sua lista de formulários. É bom escolher aqui nomes que facilitem a identificação. Um exemplo de nome interno seria “Fale conosco do site”, ou ainda “Captação de leads para campanha do novo produto”.
Para a maioria dos formulários é aconselhável criar um card a partir do preenchimento. O card criado poderá ser inserido no fluxo e coluna que você quiser, e a partir dali poderão ser criadas automações e notificações para que nenhum formulário de cliente seja perdido.
Para salvar cada resposta do formulário como um card, deixe este checkbox marcado.
Você pode definir o nome do card que será criado a partir de cada resposta de formulário. Isso ajuda bastante a ter seus fluxos de trabalho bem organizados e ajuda a encontrar facilmente os cards criados.
Se você decidir por não personalizar o nome do card, por padrão o card é criado com o nome Novo card. Se no seu formulário existir o campo Nome – Pessoa ou o campo Nome – Empresa, o card será criado assim: “João Amaral” ou “Company LTDA”.
Porém, se uma pessoa preencher mais de um formulário, ou duas pessoas com nome igual o preencherem, ficarão vários cards com nome igual.
Personalize o nome do card escrevendo palavras que facilitem o entendimento e selecionando os dados variáveis pré-definidos, ou informações do preenchimento dos campos.
Se o formulário utiliza informações sensíveis e você quer que o card criado fique visível apenas para a equipe do card, marque esta opção.
Para evitar riscos relacionados à LGPD é bom ser cuidadoso com os dados do seu cliente, mesmo com os seus colaboradores, evitando assim expor dados de clientes para quem não precisa vê-los.
Porém, lembre-se que, como apenas a equipe do card poderá ver este card, é bom inserir a equipe do card através de uma automação na coluna de destino do card, pra evitar que o cliente fique sem resposta por sua equipe não ter visto o card secreto. Veja como fazer isso acessando o nosso artigo Automação: Adicionar equipe no card.
A próxima etapa é selecionar em qual fluxo e coluna este card será vinculado. Selecione primeiramente o fluxo e depois a coluna na qual você quer que este card esteja vinculado.
Se você utiliza um único formulário para vários usos diferentes, como um formulário “fale conosco”, por exemplo, é interessante que o card seja destinado a uma coluna em que será feita uma triagem, com uma pessoa responsável por mover o card para o destino correto.
Quando o formulário é específico, é interessante que ele já seja criado no fluxo e coluna da equipe que irá atender o cliente, para dar mais agilidade e evitar perda de tempo e de informação.
Escolha se quer que o formulário crie automaticamente um contato na sua lista de contatos. Você pode criar contatos do tipo pessoa ou empresa. Ou mesmo os dois. Para isso acontecer, na etapa 1 da configuração você precisa ao menos ter selecionado o campo E-mail – Pessoa ou E-mail Empresa.
Ao deixar habilitado a criação do contato, além de criar automaticamente um novo contato na sua lista de contatos, ele vinculará ao card criado. Assim você saberá sempre quem é o cliente deste card, e, caso sua empresa utilize o CONECTA, você poderá informar seu cliente do andamento da solicitação por ali.
As automações de disparo de e-mail e de publicação no feed, utilizam os dados do contato para isso.
Se sua organização já cadastrou o contato que está preenchendo o formulário, o sistema não irá criar um novo, e sim vincular ao existente. E o que determina se ele já existe ou não é o campo e-mail, pois não pode haver mais de um contato com o mesmo endereço de e-mail.
Porém, se o contato preencheu o mesmo endereço de e-mail, mas outras informações como nome e telefone diferentes das que já haviam sido preenchidas anteriormente, o sistema não irá substituir as antigas pelas novas, exceto se você marcar a opção “Sobrescrever dados de contatos existentes”. Se esta opção estiver marcada, os dados serão atualizados conforme o último preenchimento.
Se você quer evitar que pessoas não cadastradas preencham o seu formulário, evitando assim que o contato utilize um e-mail diferente do que já havia sido cadastrado, ou mesmo evitando spam, ou preenchimentos incorretos no seu formulário, você pode habilitar a opção “Não permitir o preenchimento do formulário por contatos cujo e-mail não esteja na lista de contatos.”
Escolha um usuário para ser o responsável pelo formulário, e ele se tornará líder do card, quando este for criado.
As últimas configurações desta etapa se referem às permissões e personalizações de compartilhamento e exibição externa.
Selecione um ícone e a cor deste ícone, para que o formulário se destaque e se torne mais amigável e convidativo para o preenchimento.
Marque o checkbox para permitir exibição externa, se você quer que a sua equipe possa divulgar este formulário através da URL ou inserir em algum site.
Se você quiser pode limitar o número máximo de respostas para o formulário, ele deixará de estar disponível após atingir o número máximo.
Você pode também limitar o período de visualização do formulário colocando uma data de início e de fim para a exibição deste formulário.
Você pode também marcar para que este formulário seja exibido no app CONECTA, e criar um nome específico para este formulário para a exibição no aplicativo.
A última opção é para “Tornar campos de nome e e-mail editáveis em formulários exibidos no CONECTA”, pois para estes usuários estes campos já virão preenchidos, e você pode escolher se podem ou não ser alterados (seria o caso do preenchimento de um formulário em nome de outra pessoa ou anonimamente)
Nesta etapa fizemos as configurações gerais do formulário, e na próxima veremos como alterar a cor de fundo do formulário e dos campos para ficar mais agradável o seu preenchimento.
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