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Os formulários são uma ótima forma de padronizar os processos da sua empresa e mostrar profissionalismo para seus clientes. Com os formulários você recebe as informações diretamente no fluxo de trabalho da pessoa que precisa tomar uma ação e assim não corre o risco de perder informação ou de esquecer de dar um retorno para seu cliente.
Para criar cards sempre que um formulário for preenchido pelo seu cliente, você precisa configurar isto na criação do formulário, ou editar um formulário para passar a criar cards no fluxo e coluna que você escolheu. Esta configuração é feita na segunda etapa do formulário.
Se você não sabe como criar um formulário, ou mesmo como chegar até a segunda etapa de um formulário, Veja este artigo que mostra a primeira etapa da criação dos formulários.
Na segunda etapa estão as configurações gerais e as preferências do formulário. Você irá escolher para onde as informações do formulário irão após preenchido, se cria ou não cria um card, quem é o responsável e vários outros itens.
O card criado a partir do formulário poderá ser inserido no fluxo e coluna que você quiser, e a partir dali poderão ser criadas automações e notificações para que nenhum formulário de cliente seja perdido.
Para salvar cada resposta do formulário como um card, deixe este checkbox marcado.
Você pode definir o nome do card que será criado a partir de cada resposta de formulário. Isso ajuda bastante a ter seus fluxos de trabalho bem organizados e ajuda a encontrar facilmente os cards criados.
Se você decidir por não personalizar o nome do card, por padrão o card é criado com o nome Novo card. Se no seu formulário existir o campo Nome – Pessoa ou o campo Nome – Empresa, o card será criado assim: “João Amaral” ou “Company LTDA“
Porém, se uma pessoa preencher mais de um formulário, ou duas pessoas com nome igual o preencherem, ficarão vários cards com nome igual.
Personalize o nome do card escrevendo palavras que facilitem o entendimento e selecionando os dados variáveis pré-definidos, ou informações do preenchimento dos campos.
Se o formulário utiliza informações sensíveis e você quer que o card criado fique visível apenas para a equipe do card, marque esta opção.
Para evitar riscos relacionados à LGPD é bom ser cuidadoso com os dados do seu cliente, mesmo com os seus colaboradores, evitando assim expor dados de clientes para quem não precisa vê-los.
Porém, lembre-se que, como apenas a equipe do card poderá ver este card, é bom inserir a equipe do card através de uma automação na coluna de destino do card, pra evitar que o cliente fique sem resposta por sua equipe não ter visto o card secreto. Veja como fazer isso aqui.
A próxima etapa é selecionar em qual fluxo e coluna este card será vinculado. Selecione primeiramente o fluxo e depois a coluna na qual você quer que este card esteja vinculado.
Se você utiliza um único formulário para vários usos diferentes, como um formulário “fale conosco”, por exemplo, é interessante que o card seja destinado a uma coluna em que será feita uma triagem, com uma pessoa responsável por mover o card para o destino correto.
Quando o formulário é específico, é interessante que ele já seja criado no fluxo e coluna da equipe que irá atender o cliente, para dar mais agilidade e evitar perda de tempo e de informação.
Escolha se quer que o formulário crie automaticamente um contato na sua lista de contatos. Você pode criar contatos do tipo pessoa ou empresa. Ou mesmo os dois. Para isso acontecer, na etapa 1 da configuração você precisa ao menos ter selecionado o campo E-mail – Pessoa ou E-mail Empresa.
Ao deixar habilitado a criação do contato, além de criar automaticamente um novo contato na sua lista de contatos ele vinculará ao card criado. Assim você saberá sempre quem é o cliente deste card, e, caso sua empresa utilize o CONECTA, você poderá informar seu cliente do andamento da solicitação por ali.
As automações de disparo de e-mail e de publicação no feed, utilizam os dados do contato para isso.
Se sua organização já cadastrou o contato que está preenchendo o formulário, o sistema não irá criar um novo, e sim vincular ao existente. E o que determina se ele já existe ou não é o campo e-mail, pois não pode haver mais de um contato com o mesmo endereço de e-mail.
Porém, se o contato preencheu o mesmo endereço de e-mail, mas outras informações como nome e telefone diferentes das que já haviam sido preenchidas anteriormente, o sistema não irá substituir as antigas pelas novas, exceto se você marque a opção “Sobrescrever dados de contatos existentes”. Se esta opção estiver marcada, os dados serão atualizados conforme o último preenchimento.
Se você quer evitar que pessoas não cadastradas preencham o seu formulário, evitando assim que o contato utilize um e-mail diferente do que já havia sido cadastrado, ou mesmo evitando spam, ou preenchimentos incorretos no seu formulário, você pode habilitar a opção “Não permitir o preenchimento do formulário por contatos cujo e-mail não esteja na lista de contatos.”
Escolha um usuário para ser o responsável pelo formulário, e ele se tornará líder do card, quando este for criado.
Após fazer as configurações para que o formulário crie um card a cada resposta de formulário, não se esqueça de ir até a última etapa da configuração do formulário e salvar, para que as alterações tenham efeito.
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