Quando utilizar Cards e quando utilizar Tarefas?

Talvez você tenha vindo pra Ummense de outra ferramenta, que lida tudo como tarefas, coloca as tarefas nas colunas e torna as possibilidades de gestão bem limitadas. Na Ummense a estrutura de organização da informação é mais completa o que torna a sua gestão muito mais produtiva e o acesso à informação muito mais rápido, sendo importante entender como a Ummense lida com cards e com tarefas e porque são coisas diferentes.

Na Ummense, o card é o projeto, uma solicitação de cliente, um pedido, uma ideia, etc. Já as tarefas são pequenos passos, são as atividades nas quais você efetivamente vai dedicar seu tempo para que o objetivo do card seja alcançado.

No card é possível inserir outros usuários da organização, formando uma equipe, é possível designar um líder responsável por gerir o projeto, e na lista de tarefas do próprio card é que ficará definido o que cada um precisa fazer. Se o card for bem-planejado, a soma das tarefas fará com que o card seja concluído.

Boas práticas para uso das tarefas e cards

1. Não crie tarefas que durem mais que meio-dia, uma ou duas horas já é um tempo saudável. Se vai levar muito mais tempo, provavelmente dá para dividir em mais tarefas. E isso é bom pra melhorar sua concentração e organização.
2. A sua primeira ação ao pegar um card para fazer, deve ser planejar, e listar as tarefas, delegar para os responsáveis e colocar datas.
3. Tarefas precisam ter responsável e data, caso contrário a probabilidade de serem concluídas é quase nula.
4. Insira tarefas através das automações. Se você tem um fluxo de um processo precisa ser seguido, quando o card passa pelas etapas (colunas), você pode configurar uma automação para inserir uma tarefa ou grupo de tarefas toda vez que o card chegar naquela etapa. Assim garante padrão de qualidade no processo para nada ser esquecido.