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Chegou a hora de começar a utilizar a metodologia Kanban na sua empresa e tornar ela muito mais ágil, produtiva e organizada. Nessa aula vamos mostrar, passo a passo, como implementar a metodologia Kanban na sua empresa (sem precisar de post its!).
Ao contrário das outras aulas, que deixamos o conteúdo bem abrangente para que você possa utilizar a ferramenta que quiser, nesta aula, para realmente fazermos um passo a passo fácil de aplicar vamos utilizar a Ummense para implementar a metodologia Kanban na sua empresa.
Se você ainda não tem sua organização na Ummense, só acessar ummense.com e clicar em "Comece agora", você pode criar sua organização gratuitamente, é bem rapidinho...Entrando na Ummense vá em adicionar fluxo, fluxos modelos e baixar o modelo de fluxo Kanban.
1 - Adicionar novo fluxo
2 - Modelos de fluxo
3 - Kanban
4 - Instalar modelo
Você pode desenhar o fluxo da forma como você quiser, seguindo os processos que você já tem na sua empresa. Mas meu conselho é começar com a Fazer-Fazendo e Feito (que aqui chamamos de finalizado). Se faz sentido pra você, insira também uma coluna conferência/Check/qualidade/verificação... como você quiser chamar. E antes do fazer, uma coluna Backlog, que é onde vai ficar tudo o que tem pra fazer. Você pode colocar responsáveis pelas colunas, descrição do que é pra acontecer lá, vários tipos de automações e outras configurações... mas isso é assunto para outro momento, hoje vamos ser bem práticos
Dentro desse fluxo, ou desse quadro: vamos colocar nossos post its daquilo que precisamos fazer: Solicitação, Post, Funcionalidade, Atendimento, Suporte, Demanda, Pedido, Entrega, Desenvolvimento, Projeto, Obra Z. Eu gosto de dividir os cards em serviços suficientemente pequenos para se resolver entre 1 dia a no máximo duas semanas. Pegando o exemplo da obra, eu não criaria o card da obra e sim faria um quadro inteiro só pra obra, e dividiria em cada uma das pequenas etapas que precisa ter um levantamento de materiais, compras, contratação de mão de obra, execução e entrega. Faça a lista de tudo aquilo que precisa ser feito.
Abra o card para colocarmos algumas informações nesse card: Nome, responsável / equipe, data limite ou data de criação, cliente, e outras informações que você considerar relevantes - Tarefas, equipes, histórico de conversa com seus clientes, e-mails, arquivos e um monte de outras coisas. .. todas as informações precisam estar ali, o objetivo do Kanban é redução de perdas, não podemos deixar sua equipe perder tempo procurando informações.
É importante defina o limite de trabalho em andamento (WIP) para que a equipe não diga que está fazendo 10 projetos ao mesmo tempo. Isso gera stress, baixa qualidade e aumenta o prazo. Vamos falar desse assunto mais adiante, explicando os benefícios de limitar o trabalho em andamento e como isso aumenta (e não reduz) a produtividade da sua equipe.
Existem várias formas de fazer a priorização de cards (e inclusive é assunto pra outro vídeo), mas resumidamente, você nunca deixa na coluna "A fazer" tudo o que tem pra fazer, a não ser em um Kanban de suporte ou de entregas em que os cards ou chamados vão entrando naturalmente e você tem que fazer na hora que chegam. Mas no caso de projetos maiores subdivididos em vários cards é legal separar o que precisa ser feito no próximo período (ou sprint, se você preferir). Esse período pode ser de uma semana, quinze dias, um mês... tanto faz. Os cards que entram para ser executados no período podem ser separados pelo gestor, ou pela equipe toda em uma reunião. Separe os prioritários na coluna "A fazer" e a equipe vai pegar um por um para executar e os que tiverem em execução serão movidos para "Fazendo" e assim por diante. Dessa forma qualquer um pode ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo na equipe.
Coloque pra rodar isso aí, envolve a equipe e não deixe ninguém pegar um projeto pra fazer sem mover o card. Mostre a importância de centralizar a informação e como todo mundo ganha com mais organização e produtividade.
A Ummense é hoje a melhor ferramenta de Kanban digital disponível no mercado, muito fácil e muito intuitivo, e já na versão gratuita você já tem quadros ilimitados, cards ilimitados e usuários ilimitados, e na versão PRO você terá o limite Wip e um monte de outras funcionalidades e estatísticas para aumentar sua produtividade no Kanban!
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