Kanban Online ou Post-it, qual é melhor?

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Se você olha a foto de um escritório e vê uma parede com um monte de post it, já sabe... é uma Startup. Ou não! A verdade é que hoje a metodologia Kanban já não se limita às Startups, ela já está espalhada por todos os tipos de empresas. O Kanban se tornou símbolo de empresa legal, produtiva e atualizada. Porque, se bem utilizado, ele gera realmente esses benefícios.

Mas o que é melhor? Colocar um monte de post its na parede ou gerenciar por uma ferramenta digital, web, acessível a todos como é a Ummense? Vamos ver as vantagens e desvantagens de cada uma das escolhas nesta aula.

A vantagem do quadro físico, analógico é que você não precisa de um computador ou celular para exibir ou atualizar o quadro. Se algum dia desligarem a internet do mundo, cortarem os cabos submarinos, seu quadro vai continuar lá.

As desvantagens são que se um vento passar mais forte, ou o pessoal da limpeza resolver tirar a poeira, ou alguém insatisfeito com a empresa resolver sacanear, você perde toda a informação.

O quadro físico tem uma certa beleza, uma mensagem psicológica de que a empresa é ágil e produtiva, quando um cliente vai te visitar ele fica impressionado com aquela decoração. É legal!

Já as vantagens de utilizar uma ferramenta digital como a Ummense são:

• Toda equipe pode acessar e atualizar, de qualquer lugar, não precisa estar na sala;
• Muito mais fácil de atualizar, pelo computador ou pelo aplicativo. A equipe vai engajar muito mais facilmente;
• Você pode deixar uma TV exibindo publicamente na sala se você quiser (pra impressionar seus clientes);
• Você controla quem tem acesso - Uma das características do Kanban é a transparência, mas tem projetos que você pode restringir para uma equipe específica. Na parede ficaria difícil;
• Todas as informações do projeto ficam centralizadas e organizadas no card (post it cabe apenas alguns itens, mas a informação real fica perdida);
• Todo o histórico fica registrado e pode ser consultado sempre que necessário;
• Você pode vincular automações ao andamento do card no Kanban, para poupar trabalho, padronizar o processo, garantir o cumprimento de etapas;
• Você pode centralizar a comunicação da equipe sobre o card dentro do próprio card.
• Não corre o risco de perder informação (vento, limpeza, maldade)
• É possível aplicar o Limite WIP de forma automatizada.
• Estatísticas - Os dados salvos automaticamente para você consultar quando quiser.
• Grátis para funcionalidades essenciais - No Grátis você já tem muito mais do que em um quadro físico. E a versão PRO mais barata do que seu quadro e post its.
• A desvantagem do Kanban Digital é que não contribui para a decoração, que você pode resolver com uma TV com os quadros abertos

E aí, qual você prefere? Post it na parede ou Kanban Digital?Na próxima aula vamos mostrar passo a passo como montar seu primeiro quadro Kanban Digital e como começar a utilizar na sua empresa.