Quais são os perfis de acesso de usuários na Ummense?

Como organizar os perfis de usuários na minha empresa? Quem fica em cada perfil? Como saber quais permissões eu tenho no meu perfil?

A Ummense possui vários perfis de usuários para organizar e melhorar a segurança de informação dentro da sua empresa. E é muito importante que você conheça esses perfis, seja você um administrador da sua organização que precisa decidir qual é o nível de acesso que cada membro da equipe deve ter, ou seja, você um colaborador que se precisar saber o que pode e o que não pode fazer.

São seis os tipos de perfis disponíveis, vamos apresentar aqui o resumo de cada um dos perfis, para explicar o conceito dessa organização e depois mostraremos a planilha com a lista de funcionalidades e os perfis que podem acessá-la:

Proprietário: Esse perfil é utilizado pelo dono ou criador da organização, ele tem acesso à quase tudo o que acontece. Só não tem acesso às tarefas particulares dos colaboradores que não estiverem ligadas à cards. Este perfil é o único que pode excluir a conta na Ummense, e cada organização pode ter apenas um usuário com esse perfil. É recomendável que este perfil fique sempre com um sócio ou diretor da empresa, alguém que não tenha probabilidade de sair da empresa e seja de grande confiança.

Para substituir o proprietário da organização, a solicitação deverá ser feita pelo proprietário atual ao nosso suporte que irá orientar o procedimento necessário.

Administrador: Assim como o perfil Proprietário, o perfil Administrador tem acesso à quase tudo o que acontece na Ummense, inclusive autorização para fazer pagamentos e contratações, incluir novos usuários, tem acesso a configurações avançadas e podem acessar todos os cards, fluxos, contatos e arquivos, mesmo que estejam secretos.

A Ummense considera que um usuário a quem este perfil tenha sido atribuído tem a confiança plena da sua empresa, e por isso suas alterações, configurações e solicitações são consideradas como sendo sempre válidas. Recomendamos que este perfil seja atribuído apenas as pessoas de extrema confiança e uma certa habilidade técnica, pois pode fazer alterações e exclusões que não há como desfazer.

Gestor: Este é o perfil pensado para pessoas que sejam gestores da operação, líderes de equipe, responsáveis por processos. Pessoas que estão envolvidas em coordenação, estratégia ou gestão.

Por isso, esse perfil tem permissão para criar e editar fluxos, formulários, campos personalizados e automações, e tem acesso aos cards públicos da organização. Pode acessar apenas tarefas de sua responsabilidade e tarefas criadas para outros usuários desde que estejam vinculadas a um card público.

Colaborador: Este é o perfil que deve ser designado para a maioria dos usuários (na dúvida, aplique este!). O Colaborador é aquele que irá atuar em fluxos e processos já estabelecidos. O Colaborador tem permissão de criar novos cards e pode excluir cards criados por ele mesmo ou que é líder. Ele pode ver e editar todos os cards públicos e aqueles secretos que ele faça parte da equipe. Pode acessar todos os fluxos públicos da organização, e os fluxos secretos em que ele seja parte da equipe. Pode acessar apenas tarefas de sua responsabilidade e tarefas criadas para outros usuários desde que estejam vinculadas a um card público.

Colaborador restrito: Este perfil tem as mesmas permissões do perfil colaborador com a diferença que só pode visualizar os fluxos e cards em que é equipe e tarefas que é responsável. Em resumo não pode ver nada da organização que não esteja designado a ele, mesmo aquilo que tem visualização pública.

Este perfil é indicado para equipes terceirizadas, para equipes muito grandes ou até para o acesso de clientes e fornecedores em situações específicas.

Consultor: O Perfil consultor Tem permissão somente de leitura às informações públicas da organização. Pode visualizar todos os fluxos e cards públicos da organização. Pode fazer comentários na Timeline dos card fluxos e criar tarefas. É recomendado para usuários que apenas acompanham o andamento, mas não devem se envolver diretamente na execução.

Para que você consulte de uma maneira mais simples, preparamos uma tabela completa de permissões.

Exceções nos perfis

Existem algumas variações nos perfis, que podem ser configuradas diretamente nas configurações do usuário, e um usuário com perfil administrador pode habilitar ou desabilitar esses itens.

Nesta tela é possível habilitar ou desabilitar o compartilhamento de informações no feed do cliente no CONECTA. Para que a empresa autorize usuários da equipe a se comunicar com seus clientes através do CONECTA.

O outro item que é possível configurar, com mais detalhes, é o de Habilitar funções financeiras. Nesse caso o usuário se torna responsável financeiro pela organização com direito a contratar e ver as informações financeiras sem que seja necessariamente um usuário com perfil administrativo.