>>> Em breve vamos iniciar uma demonstração da Ummense:
Clique aqui e participe
Hoje eu quero trazer duas novidades que vão tornar os seus processos à prova de erros!
Pausa pra enriquecer seu conhecimento em gestão.... se não quiser é só pular a parte azul!
O Sistema Toyota de Produção, foi um conjunto de princípios, conceitos, ferramentas e técnicas que revolucionou a gestão de projetos e a indústria japonesa na década de 60, e posteriormente, muitas dessas técnicas foram copiadas por todo o mundo e aplicadas em áreas diferentes.
Um desses princípios é o Poka-yoke, que significa "à prova de erros", e inicialmente era baka-yoke, que é literalmente "à prova de idiotas". Esse princípio é o de que o processo tem que ser à prova de erros, mesmo quando, na cabeça do gestor, só um idiota cometeria esse erro. Eles criaram isso pois sabiam que não tinham dinheiro para se dar o luxo de arrumar erros cometidos, nem poderiam parar a linha de produção por alguém esquecido de colocar uma peça em um carro ou ter colocado a peça errada. Corrigir as consequências de um erro cometido é absurdamente mais caro do que o custo da prevenção.
Um exemplo bem simples de poka-yoke: Aquele barulho chato que o carro faz quando você está sem cinto de segurança é um poka-yoke que evita que você morra em um acidente por ter esquecido de colocar o cinto. Funciona.
Eu trabalhei por mais de 10 anos na construção civil, e utilizávamos de vários dispositivos de poka-yoke para evitar erros, que literalmente salvaram a vida de algumas pessoas que poderiam ter morrido ou causado grandes prejuízos por um erro bobo.
As pessoas cometem erros por distração, por falta de entendimento, por falta de conhecimento ou vários outros motivos. Apenas exigir que elas não errem não resolve nada.
Voltando pra Ummense, existem fluxos que precisam estar mais protegidos contra falhas humanas. Principalmente aqueles fluxos cheios de automações, que disparam mensagens para clientes, criam tarefas, inserem cards em outros, preenchem informações em campos, criam cards filhos e mobilizam várias pessoas pra trabalhar no projeto.
Ou ainda, se você quer que os cards de um determinado fluxo só possam ser criados por formulários, para garantir que todas as informações sejam preenchidas de forma padronizadas, precisa de um poka-yoke pra evitar cards incompletos.
Criamos dois poka-yokes novos para você aplicar nos seus fluxos e evitar erros:
Você pode travar qualquer coluna para que não receba cards e nem permita que sejam criados cards, a não ser por formulários, webhooks ou automações. Dessa forma você garante que o processo planejado está sendo seguido, e ninguém moverá um card pra coluna por engano.
Para fazer isso é só abrir a edição da coluna e na aba avançado clicar em "bloquear a inclusão manual de cards na coluna"
Um bom uso para essa funcionalidade é utilizar na coluna anterior uma automação de tarefa com automação para mover o card quando a tarefa for concluída. Assim, somente quando a tarefa necessária para que o card possa entrar aqui seja feita é que o card será movido pra essa coluna.
Tornar o fluxo secreto, acessível apenas para a equipe não é novidade, mas o que acontecia é que precisávamos deixar alguns fluxos públicos apenas porque as pessoas precisavam saber em qual coluna um determinado card está.
Agora, você pode tornar o fluxo secreto, mas ainda permitir que outros usuários vejam os detalhes e posição do card, sem a possiblidade de movimentar! Isso dá acesso à informação (gostamos disso!) mas evita erros por quem não tem a necessidade de ter autorização pra mover o card, um ótimo poka-yoke.
Ao selecionar esta opção, todo usuário que puder acessar um card que está vinculado a este fluxo, poderá ver seu nome, o de suas colunas e qual a posição atual do card através da aba de fluxos do card e nos mini fluxos no modo lista dos cards.
A configuração é bem simples e rápida também! É só acessar as configurações do fluxo, e no box de "Privacidade", após tornar o fluxo secreto, habilitar o check-box para permitir que usuários de fora da equipe visualizem detalhes do fluxo nos cards
E aí, conseguiu enxergar quais dos seus processos precisam de um poka-yoke?
Conte conosco pra tornar seu dia a dia mais produtivo e organizado!
Assinatura Raul
Conecte-se ao nosso consultor especializado e receba orientações para alcançar seus objetivos. Nossa equipe de consultores de processo à disposição.
